Plantilla Excel de control de activo fijo (gratis) y cuándo migrar a software

Casi todas las empresas en México empiezan a controlar su activo fijo en una hoja de cálculo. No es un error: con pocos bienes, una sola ubicación y una persona responsable, un Excel bien diseñado funciona. El problema es que la mayoría de las plantillas que circulan en internet son una lista de bienes con una columna de "depreciación" y nada más. No separan el valor contable del fiscal, no guardan el folio fiscal de la factura, no registran bajas ni traspasos y no sirven como soporte cuando el auditor o el SAT preguntan por un bien concreto.

Por eso preparamos una plantilla Excel de control de activo fijo gratuita, sin registro ni formulario, con columnas pensadas para la NIF C-6 Propiedades, planta y equipo y para la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). En esta guía explicamos qué contiene, de dónde sale cada columna, cómo llenarla con un ejemplo y, sobre todo, en qué momento una hoja de cálculo deja de ser suficiente y conviene migrar a un software de control de activo fijo.

Descargar la plantilla de control de activo fijo (.xlsx, gratis). Funciona en Microsoft Excel, Google Sheets y LibreOffice Calc. Incluye fórmulas, listas desplegables y dos renglones de ejemplo marcados para que los borres.

Qué incluye la plantilla

El archivo tiene cuatro hojas. Cada una resuelve una pregunta distinta que te van a hacer sobre tus activos.

Hoja	Para qué sirve	Qué pregunta responde
Instrucciones	Fecha de corte, instrucciones de llenado, limitaciones y fuentes oficiales	¿A qué fecha están calculados los saldos?
Registro	Un renglón por activo o por componente significativo, con datos de identificación, ubicación, costo, depreciación contable, deducción fiscal, datos aduaneros y baja	¿Qué tengo, dónde está, cuánto vale en libros y cuánto me falta por deducir?
Movimientos	Bitácora de altas, bajas, traspasos, mejoras y reclasificaciones, con el folio fiscal (UUID) del CFDI cuando exista	¿Qué cambió, cuándo, quién lo autorizó y con qué documento?
Tasas LISR	Catálogo de porcentajes máximos de deducción de los artículos 34 y 35 de la LISR, con su fracción	¿Qué porcentaje fiscal le corresponde a este bien?

Las columnas y su fundamento

La mayoría de las plantillas mezclan el valor contable con el fiscal. En México son dos cálculos distintos: la contabilidad sigue la NIF C-6, emitida por el CINIF, y la deducción fiscal sigue la LISR. La plantilla los separa en bloques para que la conciliación entre ambos sea visible.

Identificación y ubicación

Columna	Por qué está	Fundamento o referencia
No. de activo (etiqueta)	Liga el registro con el bien físico. Es el dato que se lee en la placa o etiqueta durante el inventario	Buena práctica de control interno
Descripción, marca, modelo y número de serie	Permite distinguir bienes iguales y relacionar el registro con la factura	En empresas IMMEX, el Anexo 24 pide descripción con marca y modelo para maquinaria y equipo
Clase de activo y cuenta contable	Agrupa los bienes para los estados financieros y para elegir el porcentaje fiscal	NIF C-6 y catálogo de cuentas de la empresa
Componente de (No. de activo principal)	Permite registrar por separado las partes significativas de un bien con vidas útiles distintas	NIF C-6, párrafo 46.2.1.1 (depreciación por componentes)
Planta, área o centro de costos y responsable	Sin ubicación y responsable no hay forma de verificar ni de pedir cuentas	Control interno; base del inventario físico

Adquisición

Columna	Por qué está	Fundamento o referencia
Proveedor, RFC y UUID del CFDI de adquisición	El folio fiscal es la prueba de la compra y de la deducción	Código Fiscal de la Federación, art. 29 (comprobantes fiscales digitales)
Fecha de adquisición y fecha de inicio de uso	No siempre coinciden. La depreciación contable empieza cuando el activo está disponible para su uso; la deducción fiscal empieza, a elección del contribuyente, en el ejercicio en que se inicia su utilización o en el siguiente	NIF C-6, párrafo 46.2.3.1; LISR, art. 31
Costo de adquisición contable	Precio de compra más los costos directamente atribuibles para que el activo opere como lo prevé la administración	NIF C-6, párrafo 44.2.1.1
Monto original de la inversión (MOI)	Base de la deducción fiscal: precio del bien, impuestos efectivamente pagados por la adquisición o importación (excepto IVA), derechos, cuotas compensatorias, instalación, montaje, fletes, seguros de transporte, comisiones sobre compras y honorarios de agentes aduanales, entre otros	LISR, art. 31

Depreciación contable (NIF C-6)

La plantilla calcula la depreciación en línea recta mensual: costo menos valor residual, dividido entre la vida útil en meses. Con la fecha de corte de la hoja Instrucciones obtiene los meses de uso, la depreciación acumulada y el valor neto en libros. Si el bien ya se dio de baja, el cálculo se detiene en la fecha de baja, porque la depreciación termina cuando el activo se clasifica como destinado a la venta o se da de baja, lo que ocurra primero (NIF C-6, párrafo 46.2.3.1). Si tu política contable usa otro método, ajusta la fórmula de esa columna.

Deducción fiscal (LISR)

El bloque fiscal multiplica el MOI por el porcentaje máximo que captures (consulta la hoja Tasas LISR) y calcula una deducción acumulada y un saldo pendiente de deducir a la fecha de corte. Es un cálculo histórico: la LISR obliga a ajustar la deducción con el factor de actualización (art. 31) y, en el ejercicio en que el bien se empieza a usar o se termina de deducir, a aplicar la proporción de meses completos de uso. Usa estas columnas como control y conciliación, no como el cálculo de tu declaración anual.

Tipo de bien o actividad	% máximo anual	Fundamento
Construcciones (caso general)	5%	LISR, art. 34, fr. I
Mobiliario y equipo de oficina	10%	LISR, art. 34, fr. II
Automóviles, camiones de carga, tractocamiones, montacargas y remolques	25%	LISR, art. 34, fr. VI
Computadoras personales, servidores, impresoras y equipo periférico	30%	LISR, art. 34, fr. VII
Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental	35%	LISR, art. 34, fr. VIII
Maquinaria y equipo en otras actividades no especificadas	10%	LISR, art. 35, fr. XIV

La tabla completa por actividad (por ejemplo, 8% en la fabricación de vehículos de motor y sus partes o 12% en la industria minera, según el art. 35) está en la hoja Tasas LISR. Para profundizar en las diferencias entre ambos cálculos, revisa nuestra guía de depreciación fiscal LISR frente a NIF C-6 y la tabla de depreciación del SAT.

Datos aduaneros (empresas IMMEX)

Si importas maquinaria o equipo de forma temporal al amparo de un programa IMMEX, la plantilla tiene columnas para el número de pedimento, la clave de pedimento y la fracción arancelaria. Son datos que el Anexo 24 de las Reglas Generales de Comercio Exterior para 2026 pide en el módulo de activo fijo. Explicamos el detalle en Anexo 24 y activo fijo: qué exige el SAT a empresas IMMEX.

Baja

Un activo dado de baja no se borra: se marca. La plantilla guarda el estatus, la fecha y el tipo de baja (venta, donación, desecho, siniestro, robo o extravío, devolución o retorno al extranjero), el UUID del CFDI que la ampara y una columna de aviso al SAT. Esta última existe porque, cuando un bien deja de ser útil para obtener ingresos, la LISR (art. 31) permite deducir en ese ejercicio la parte aún no deducida, pero obliga a mantener sin deducir un peso en los registros y a presentar aviso ante las autoridades fiscales.

Cómo llenar la plantilla paso a paso

1. Captura la fecha de corte en la hoja Instrucciones. Normalmente es el cierre de mes o de ejercicio.
2. Borra los dos renglones marcados como ejemplo en la hoja Registro.
3. Parte de una base confiable: el auxiliar contable de activo fijo conciliado con un levantamiento físico de activos fijos. Capturar un auxiliar sin verificar solo traslada los errores a un archivo nuevo.
4. Asigna un número de activo único a cada bien y colócale una etiqueta de inventario. Ese número es la llave entre el papel y el piso de planta.
5. Captura costo contable, valor residual y vida útil según tu política contable; captura el MOI y el porcentaje fiscal según la LISR.
6. Si un bien tiene partes significativas con vidas útiles distintas (por ejemplo, el motor de una máquina), regístralas como componentes en renglones propios y liga cada una con su activo principal.
7. Desde ese momento, registra cada alta, baja y traspaso en la hoja Movimientos el mismo día en que ocurre, y actualiza la ubicación o el estatus en Registro.
8. Al cierre, filtra por estatus y compara el total de costo y de depreciación acumulada contra la balanza de comprobación. Cualquier diferencia se investiga antes de cerrar.

Ejemplo con los renglones de la plantilla

Los dos renglones que trae el archivo son hipotéticos y sirven para comprobar que las fórmulas funcionan. Con una fecha de corte al 31 de diciembre de 2026, el resultado es el siguiente:

Concepto	Computadora portátil	Montacargas
Inicio de uso	1 de febrero de 2026	1 de julio de 2025
Costo contable	$25,000.00	$480,000.00
Valor residual	$0.00	$48,000.00
Vida útil contable	36 meses	96 meses
Depreciación contable mensual	$694.44	$4,500.00
Meses de uso al corte	10	17
Depreciación contable acumulada	$6,944.40	$76,500.00
Valor neto en libros	$18,055.60	$403,500.00
% máximo LISR	30% (art. 34, fr. VII)	25% (art. 34, fr. VI)
Deducción fiscal anual histórica	$7,500.00	$120,000.00
Deducción fiscal acumulada histórica	$6,250.00	$170,000.00
Saldo pendiente de deducir histórico	$18,750.00	$310,000.00

Observa que en ambos casos el valor en libros y el saldo fiscal pendiente son distintos. Esa diferencia es normal y es justamente lo que la contabilidad debe poder explicar bien por bien. Si no puedes explicarla, el problema suele estar en el registro de altas y bajas, no en la tasa.

Buenas prácticas para que el Excel no se degrade

• Una sola fuente. Define quién es dueño del archivo y dónde vive. Las copias por correo generan versiones en conflicto.
• Nada se borra. Las bajas se marcan con estatus, fecha, motivo y documento. El historial es evidencia.
• Todo movimiento con documento. Folio interno, autorización y, cuando exista, UUID del CFDI.
• Conserva el soporte. El CFF (art. 30) obliga a conservar la contabilidad y su documentación por cinco años; para bienes que se deducen en varios ejercicios, el plazo se cuenta a partir de la declaración del último ejercicio en que se hayan producido efectos fiscales.
• Concilia con el físico. Al menos una vez al año, compara el archivo contra un inventario físico de activos fijos y documenta las diferencias, como explicamos en conciliación de activos fijos.
• Protege las fórmulas. Bloquea las columnas calculadas para que nadie capture encima de ellas.

Cuándo migrar de Excel a un software de control de activo fijo

No hay un número mágico de activos. La decisión depende de cuántas personas modifican el registro, cuántas ubicaciones hay y qué tan exigente es el entorno de cumplimiento. Estas son las señales que vemos con más frecuencia:

Señal	Por qué Excel se queda corto
Varias personas o plantas actualizan el registro	Una hoja de cálculo no deja bitácora de quién cambió qué ni cuándo, y las versiones se multiplican
Los movimientos se registran días después	El activo se mueve en minutos; el registro manual llega tarde o no llega
El cierre exige conciliar contable contra fiscal bien por bien	Las fórmulas se rompen al insertar filas, y la actualización fiscal se hace aparte
La empresa opera con programa IMMEX	La Ley Aduanera (art. 59, fr. I) exige llevar el control de inventarios en forma automatizada y permanente. Una hoja llenada a mano difícilmente acredita ese estándar
Auditorías frecuentes o requerimientos de la autoridad	Hay que reconstruir el historial de cada bien en poco tiempo, con documentos ligados
Inventarios físicos con etiquetas de código de barras o RFID	La lectura en campo necesita conciliarse automáticamente contra el registro

Al evaluar un software, pide que resuelva al menos esto: altas, bajas y traspasos con flujo de autorización y bitácora; doble cálculo contable y fiscal con actualización; componentes; adjuntos (CFDI, pedimentos, actas); conciliación contra inventario físico con lectores; y exportación de reportes para auditoría. En software de gestión de activos fijos profundizamos en los criterios.

Migrar no significa tirar el trabajo hecho: si tu plantilla está limpia y conciliada, es la mejor carga inicial para cualquier sistema. Por eso conviene hacer primero un levantamiento y una conciliación, y después migrar.

Cómo te ayuda CPCON México

CPCON trabaja en control de activo fijo desde hace más de 30 años y suma más de 4,500 proyectos ejecutados. En México hacemos levantamiento de activos fijos, conciliación físico contable, etiquetado con RFID y control patrimonial. También contamos con ACTVOS, nuestro software de control de activo fijo, para cuando la hoja de cálculo ya no alcanza. Si eres empresa manufacturera, revisa también nuestra página de manufactura.